6 sposobów na to, aby w firmie zamiast postanowień noworocznych wprowadzić realne zmiany

19 grudnia 2018Świadome Przywództwo Zespołowe

Statystyka

Badania naukowe podają różne wyniki – od 80 do 95% postanowień noworocznych zostaje porzuconych już w styczniu. To tylko trochę bardziej pesymistycznie statystyki niże te, które pokazują, że od 50% do 90% zmian organizacyjnych się nie udaje (to znaczy, że jeżeli są wdrożone to poza terminem, z przekroczonym budżetem, albo nie takim efektem jaki zakładano).

Biznes traci bardzo dużo na takich „postanowienia noworocznych” i obietnicach poprawy. Aby zmiany mogły na trwale zagościć w naszym życiu (i w organizacji) warto skorzystać z 6 wskazówek, które zweryfikowaliśmy w ponad 200 organizacjach, a które na pamięć zna prawie 4000 polskich menedżerów.

Ludzie lubią zmiany

Świadczy o tym chociażby liczba osób, które twierdzą, że mają postanowienia noworoczne. Lubią jednak tylko te zmiany nad którymi uważają, że mają kontrolę. Można powiedzieć rodzicowi trójki małych dzieci, że przydałoby się trochę aktywności fizycznej, lecz jeśli z jego strony widać więcej trudności i nieprzewidywalność w zakresie organizacji swojego dnia, to trudno mu się dziwić, że zmiana może być dla niego trudna do zaakceptowania i zacznie używać wypowiedzi, które przez innych zostaną odebrane jako wymówki:

  • “Nie mam czasu”,
  • “To się nie uda”,
  • “Przecież wiesz, że to nie tylko ode mnie zależy”.

A Ty przecież wiesz, że to tylko kwestia motywacji, prawda? Tak przynajmniej pisali w książce o tym, że masz w sobie obudzić olbrzyma. Nie zmotywujesz rodzica do zmiany trybu życia mówieniem, że da sobie radę. Możesz jednak stworzyć warunki w których uzna, że zmiana, którą proponujesz, ma realną szansę powodzenia, a nie jest tylko “optymalizującym pomysłem”.

Jak mawiają w jednej korporacji z którą pracujemy – “Śpieszmy się kochać zmiany – tak szybko odchodzą.”

6 kroków, które każdy wprowadzający zmianę powinien przejść.

Gdy przygotowujesz się do zmiany organizacyjnej lub do realnej zmiany w swoim życiu warto, abyś znał odpowiedzi na pytania poniżej. Większość osób, które będziesz chciał zaangażować w zmianę może oczekiwać, że gdy Ciebie zapytają, to będziesz umiał na nie odpowiedzieć.

Jeśli nie umiesz – wtedy rośnie ryzyko zaangażowania się w Twoje propozycje i usłyszysz, że “się nie da”
Jeśli umiesz – to znaczy, że jest szansa, że będziesz kontrolował proces zmiany i rośnie prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu, a zatem zmniejsza się ryzyko zaangażowania.

Pod rysunkiem znajdziesz odpowiedzi na to, w jaki sposób można zastosować skrypt przygotowania do typowego postanowienia noworocznego.

Przykład: Zmiana organizacyjna: Zmiana struktury organizacyjnej

Zastrzeżenia dotyczące informacji:

Na czym ma polegać zmiana?
Dział kontroli i projektowania zostanie scalony, a część obowiązków przekazana do działu produkcji.

Co jest niewłaściwego w stanie obecnym?
Konflikt celów pomiędzy działami kontroli, projektowania i produkcji, co skutkuje trudnościami w rozwiązywaniu problemów, rozproszeniu odpowiedzialności i spowolnieniu w realizacji zadań.

Jak szybko musi się zmienić obecna sytuacja?
Zmiana organizacyjna za 2 miesiące. Ewaluacja po miesiącu i naniesienie ostatecznych poprawek w zakresach odpowiedzialności zespołów.

Zastrzeżenia dotyczące kwestii osobistych

Co ta zmiana oznacza dla osób zaangażowanych?
Potrzeba zdobycia nowych kompetencji, zapoznanie z nowymi zadaniami, reorganizacja dnia pracy, doprecyzowania odpowiedzialności i zasad współpracy. Dodatkowo wzmocnienie współpracy pomiędzy działami do tej pory od siebie zależnymi.

Co się stanie, kiedy pojawią się problemy?
Co tydzień będzie następowała ewaluacja w zespołach, a wni0ski omawiane przez ich kierowników. Problemy rozwiązywane na poziomie zespołu, a w razie wątpliwości eskalowane na poziom dyrektora.

Kto i w jaki sposób będzie ich wspierał?
Dział personalny – w zakresie moderowania podziału odpowiedzialności, dział finansowy – w ramach konsultacji budżetowych, dyrektor produkcji – w zakresie konsultacji merytorycznych.

Zastrzeżenia dotyczące realizacji

Kto przygotuje i będzie nadzorował plan działania?
Przygotują kierownicy docelowych działów, a następnie skonsultują z pracownikami. Nadzór – kierownicy w swoim zakresie i dyrektor w zakresie realizacji celów etapowych.

 Czego potrzebujemy, aby zmiana mogła zaistnieć?
Zarządzania wiedzą w przenoszonych obszarach kompetencyjnych, zaangażowania pracowników w ustalenie wąskich gardeł, informacji o przydzielonych budżetach, etatyzacji i celach do osiągniecia przez zespoły w perspektywie 6 i 12 mies.

Jak realizacja wpłynie na inne zadania?
W pierwszym  miesiącu może zakłócić realizację zadań bierzących stąd konieczność dokładnego ustalenia odpowiedzialności w okresie przejściowym.

Zastrzeżenia dotyczące skutków (np. po 3 miesiącach)

Co się zmieniło na plus i minus?
Na plus jasna struktura, wyjaśnienie wielu nieścisłości, podział odpowiedzialności. Na minus – spór dotyczacy odpowiedzialności za niektóre czynnosci X – wciąż mimo spotkania brak porozumienia między działami.

Jak zmodyfikować plan działania?
Dostarczyć pracownikom kompetencji z zakresu zarządzania konfliktami. Prześledzić wpływ zmiany na pozostałe procesy i ocenić efektywność.

Czego nauczyliśmy się do tej pory?
Pracować poprzez przenoszenie odpowiedzialności za zadania, zawsze w kontekście kompetencji posiadanych przez pracownika, który realizuje zadanie.

Zastrzeżenia dotyczące współpracy

Kogo powinniśmy włączyć w zmianę?
Dział logistyki i dział zamówień.

W jaki sposób utrwalić zmiany?
Rozpisać obecny stan i omówić w pracownikami efekty. Udzielać bierzącej informacji zwrotnej w kwestiach organizacyjnych – zarówno korygujących, jak i wzmacniających.

W jaki sposób poinformować otoczenie o sukcesach?
Przygotować plansze przedstawiające zmiany – do wywieszenia w firmie.

Zastrzeżenia dotyczące polepszeń

Jak możemy usprawnić wprowadzoną zmianę?
Przenieść więcej odpowiedzialności za kontrolę jakości na poszczególne etapy procesu produkcji – ze wsparciem z nowego działu.

Jak utrwalić nasze doświadczenie, aby skorzystać na przyszłość?
Opracować max4 stronnicowy skrypt obejmujący dobre praktyki tego typu zmiany – wraz z zagrożeniami i sposobami rozwiązania.

Jak wykorzystać zmianę na innych polach działania?
Wprowadzić więcej elementów pracy w oparciu o koncepcję ToC.

Wprowadzić powszechnie w oranizacji kulturę feedbacku i odpowiedzialności

Przykład: Postanowienie noworoczne: “będę żył zdrowiej”

Zastrzeżenia dotyczące informacji:

Na czym ma polegać zmiana?
Zacznę biegać i zdrowo się odżywiać

Co jest niewłaściwego w stanie obecnym?
Źle się z tym czuję i może mieć to wpływ na moje zdrowie.

Jak szybko musi się zmienić obecna sytuacja?
Za pół roku chcę być chudszy o… kg i móc przebiec 5 km bez przystanków.

Zastrzeżenia dotyczące kwestii osobistych

Co ta zmiana oznacza dla osób zaangażowanych?
Dla mnie oznacza lepsze zdrowie i samopoczucie, dla pozostałych konieczność przeorganizowania posiłków i czasem planu dnia.

 Co się stanie, kiedy pojawią się problemy?
W razie problemów co piątek koryguję plan realizacji najbliższego celu miesięcznego.

Kto i w jaki sposób będzie ich wspierał?
Żona, maż, partner w zakresie…

Zastrzeżenia dotyczące realizacji

Kto przygotuje i będzie nadzorował plan działania?
Ja osobiście i skonsultuję z dietetykiem oraz kolegą trenującym bieganie. Całość omówię z żoną.

 

Czego potrzebujemy, aby zmiana mogła zaistnieć?
Zasoby ustalić precyzyjnie po spotkaniu z dietetykiem oraz po rozmowie z kimś kto biega. Na pewno budżet na strój sportowy oraz czas na treningi. Zakładam możliwość poświecenia 3x1h w tygodniu, zapewne wieczorami.

Jak realizacja wpłynie na inne zadania?
Nie chcę aby wpłynęło na priorytety rodzinne, tak więc muszę zorganizować treningi, aby nie ograniczyć czasu z najbliższymi.

Zastrzeżenia dotyczące skutków (np. po 3 miesiącach)

 Co się zmieniło na plus i minus?
Przebiegam już 3km zamiast 200 metrów i schudłem o 4 kg

Jak zmodyfikować plan działania?
Wydłużyć dystans docelowy (okazało się prostsze niż sądziłem), zmodyfikować dietę – zbyt skomplikowane przygotowywanie obecnych potraw.

Czego nauczyliśmy się do tej pory?
Pilnuję diety, umiem ją dopasować do trybu pracy, wiem jak prowadzić rozgrzewkę i rozciąganie dla lepszych wyników, znam podstawy techniki biegu.

Zastrzeżenia dotyczące współpracy

Kogo powinniśmy włączyć w zmianę?
Zaangażować żonę – aby wspólnie spędzać czas.

W jaki sposób utrwalić zmiany?
Wyznaczyć więcej celów szczegółowych treningu, monitorować stan zdrowia, porównać wyniki z początkiem.

W jaki sposób poinformować otoczenie o sukcesach?
Pokazać wyniki żonie i być może znajomym.

.

Zastrzeżenia dotyczące polepszeń

Jak możemy usprawnić wprowadzoną zmianę?
Umówić spotkanie z trenerem od biegania.

 Jak utrwalić nasze doświadczenie, aby skorzystać na przyszłość?
Zapisać wnioski w notatniku. Wpisywać poziom zadowolenia ze zmiany.

Jak wykorzystać zmianę na innych polach działania?
Wykorzystać umiejętność konsekwencji w konsekwentnym planowaniu budżetu domowego / nauce angielskiego.

Zmiany są nieuniknione. Rozwój dobrowolny,
a Twoje noworoczne postanowienia względem zmian organizacyjnych?

Poniżej znajdziesz informacje o treningu menedżerskim, który przygotowuje do realnego wprowadzania zmian organizacyjnych w firmie.

 

 

 

 

7 sytuacji z którymi menedżerowie sobie nie radzą

Zaawansowane zarządzanie zmianami w oparciu o ludzi.

Trening ukończyło 3900 menedżerów

 

Zobacz również

Pin It on Pinterest